Wat is een UBL factuur?
Met e-facturatie wordt altijd gebruikgemaakt van een UBL-factuur. Dit is een factuur in XML formaat, waarbij ieder onderdeel van de factuur (productomschrijving, adres, bedrag exclusief btw, totaalbedrag, etcetera) voorzien is van een XML-tag. Daarmee herkennen verschillende softwaresystemen de vaste onderdelen van een factuur. Ideaal, want zo kunnen de factuuronderdelen automatisch ingelezen en verwerkt worden. Dat scheelt veel werk en er is geen kans meer op menselijke fouten. Win-win, toch?
Wat staat er op deze pagina?
Het verschil tussen een UBL factuur en andere elektronische facturatiesystemen?
We kunnen kort zijn over het verschil tussen UBL-facturen en de digitale facturen van andere elektronische facturatiesystemen. Een UBL-factuur of UBL bestand kan automatisch ingelezen worden en een digitale factuur niet. Dat klinkt als een klein verschil, maar dit heeft veel invloed:
UBL-factuur
– Automatisch ingelezen en verwerkt door de ontvanger
– Geschikt om te verzenden via het beveiligde Peppol-netwerk
– Wordt sneller betaald
– Geen kans op menselijke fouten
– Minder kosten
Digitale factuur
– Moet door personeel worden gelezen en handmatig worden ingevoerd
– Niet geschikt om te verzenden via het beveiligde Peppol-netwerk
– Betalingstermijn wordt regelmatig overschreden
– Handmatig werk = meer kans op fouten
– Kost veel tijd (en daardoor geld)
UBL-facturen en Poppel
Het Peppol-netwerk is een internationaal netwerk waarmee facturen en andere documenten veilig uitgewisseld kunnen worden. Peppol wordt gebruikt voor e-facturatie. Dit is al verplicht voor facturen die naar overheidsinstanties worden verzonden. Maar daar blijft het niet lang bij: vanaf 2026 is e-factureren voor alle b2b-transacties verplicht.
Een digitale factuur, zoals bijvoorbeeld een pdf, kan je niet gebruiken als e-factuur binnen het Peppol-netwerk. Het is belangrijk om je als ondernemer voor te bereiden, want vanaf 2026 kan je geen digitale facturen meer gebruiken voor je b2b-transacties.
Met Teamleader Focus via Octoffice ben je verzekerd van een naadloze overgang naar e-factureren. Al aan het einde van 2024 zal Teamleader aangesloten zijn op het Peppol-netwerk. Dat betekent dus dat je ruim op tijd klaar bent om te starten met e-factureren. En de extra kosten? Die mag je voor 120% aftrekken bij je belastingaangifte. Er is dus geen enkele reden meer om niet goed voorbereid te zijn op de verplichting van e-facturatie.
Waarom moet je als ondernemer UBL-factureren gebruiken?
Waarom zou je als ondernemer UBL-facturen gebruiken? Het korte antwoord: omdat het moet.
Het lange antwoord: volgens het wetsvoorstel VAT in the Digital Age wordt e-factureren verplicht voor b2b-transacties binnen de EU. In het wetsvoorstel staat onder andere dat e-factureren binnen de EU in 2028 de norm moet zijn.
E-factureren wordt dan ook in steeds meer landen verplicht. In België is het inmiddels al verplicht voor b2g-transacties en vanaf 2026 komen hier ook alle b2b-transacties bij.
Maar UBL facturen (en dus: e-factureren) doe je niet alleen omdat het verplicht is. Het geeft je als ondernemer ook veel voordelen.
Hoe maak je een UBL-factuur?
Een UBL factuur maak je eenvoudig met facturatiesoftware dat geschikt is voor e-factureren. Met gespecialiseerde facturatie software zoals Teamleader Focus gaat dit in drie makkelijke stappen:
- Voer alle factuuronderdelen in zoals je gewend bent, inclusief je eigen logo, lettertype en kleuren.
- De software zet dit om naar een UBL factuur in XML formaat.
- Je kan de factuur op twee manieren naar je klant verzenden: per e-mail of via het Peppol-netwerk (met onze integratie).
