UBL-factuur: de sleutel tot efficiënt factureren
Wat is een UBL factuur?
Met e-facturatie wordt altijd gebruikgemaakt van een UBL-factuur. Dit is een factuur in XML formaat, waarbij ieder onderdeel van de factuur (productomschrijving, adres, bedrag exclusief btw, totaalbedrag, etcetera) voorzien is van een XML-tag. Daarmee herkennen verschillende softwaresystemen de vaste onderdelen van een factuur. Ideaal, want zo kunnen de factuuronderdelen automatisch ingelezen en verwerkt worden. Dat scheelt veel werk en er is geen kans meer op menselijke fouten. Win-win, toch?
Wat staat er op deze pagina?
Het verschil tussen een UBL factuur en andere elektronische facturatiesystemen?
We kunnen kort zijn over het verschil tussen UBL-facturen en de digitale facturen van andere elektronische facturatiesystemen. Een UBL-factuur of UBL bestand kan automatisch ingelezen worden en een digitale factuur niet. Dat klinkt als een klein verschil, maar dit heeft veel invloed:
UBL-factuur
– Automatisch ingelezen en verwerkt door de ontvanger
– Geschikt om te verzenden via het beveiligde Peppol-netwerk
– Wordt sneller betaald
– Geen kans op menselijke fouten
– Minder kosten
Digitale factuur
– Moet door personeel worden gelezen en handmatig worden ingevoerd
– Niet geschikt om te verzenden via het beveiligde Peppol-netwerk
– Betalingstermijn wordt regelmatig overschreden
– Handmatig werk = meer kans op fouten
– Kost veel tijd (en daardoor geld)
UBL-facturen en Poppel
Het Peppol-netwerk is een internationaal netwerk waarmee facturen en andere documenten veilig uitgewisseld kunnen worden. Peppol wordt gebruikt voor e-facturatie. Dit is al verplicht voor facturen die naar overheidsinstanties worden verzonden. Maar daar blijft het niet lang bij: vanaf 2026 is e-factureren voor alle b2b-transacties verplicht.
Een digitale factuur, zoals bijvoorbeeld een pdf, kan je niet gebruiken als e-factuur binnen het Peppol-netwerk. Het is belangrijk om je als ondernemer voor te bereiden, want vanaf 2026 kan je geen digitale facturen meer gebruiken voor je b2b-transacties.
Met Teamleader Focus via Octoffice ben je verzekerd van een naadloze overgang naar e-factureren. Al aan het einde van 2024 zal Teamleader aangesloten zijn op het Peppol-netwerk. Dat betekent dus dat je ruim op tijd klaar bent om te starten met e-factureren. En de extra kosten? Die mag je voor 120% aftrekken bij je belastingaangifte. Er is dus geen enkele reden meer om niet goed voorbereid te zijn op de verplichting van e-facturatie.
Waarom moet je als ondernemer UBL-factureren gebruiken?
Waarom zou je als ondernemer UBL-facturen gebruiken? Het korte antwoord: omdat het moet.
Het lange antwoord: volgens het wetsvoorstel VAT in the Digital Age wordt e-factureren verplicht voor b2b-transacties binnen de EU. In het wetsvoorstel staat onder andere dat e-factureren binnen de EU in 2028 de norm moet zijn.
E-factureren wordt dan ook in steeds meer landen verplicht. In België is het inmiddels al verplicht voor b2g-transacties en vanaf 2026 komen hier ook alle b2b-transacties bij.
Maar UBL facturen (en dus: e-factureren) doe je niet alleen omdat het verplicht is. Het geeft je als ondernemer ook veel voordelen.
Hoe maak je een UBL-factuur?
Een UBL factuur maak je eenvoudig met facturatiesoftware dat geschikt is voor e-factureren. Met gespecialiseerde facturatie software zoals Teamleader Focus gaat dit in drie makkelijke stappen:
- Voer alle factuuronderdelen in zoals je gewend bent, inclusief je eigen logo, lettertype en kleuren.
- De software zet dit om naar een UBL factuur in XML formaat.
- Je kan de factuur op twee manieren naar je klant verzenden: per e-mail of via het Peppol-netwerk (met onze integratie).
Bron:
Hoe veilig zijn Belgische KMO’s naar cybersecurity toe?
Omdat ze kleiner zijn, denken KMO's vaak dat hun bedrijf niet interessant genoeg is.
Zo’n 22% van de Belgische bedrijven was vorig jaar het slachtoffer van een cyberaanval. Dit blijkt uit een grootschalig onderzoek. Toch heeft 8 op de 10 KMO’s geen plan om met een aanval of incident om te gaan.
Cyberaanvallen zijn zeker geen zeldzaamheid in Europa. Liefst 1 op de 3 Europese bedrijven was in 2020 slachtoffer. In België was dit 22%. Bedrijven maken zich dan ook terecht zorgen over de risico’s die cyberincidenten met zich mee kunnen brengen.
Belgische bedrijfsleiders hebben vooral schrik voor onderbrekingen ten gevolge van cyberaanvallen. Andere gevolgen waarvan bedrijfsleiders een grote impact vrezen zijn reputatieschade, inbreuk op de privacy van klantengegevens en data- of softwareschade.
Hoe denken KMO's over cybercrime ?
KMO’s hebben vaak een vals gevoel van veiligheid als het gaat over cybercriminaliteit.
Omdat ze klein zijn, denkt de helft van de bedrijven niet interessant genoeg te zijn voor cybercriminelen. Vaak onderschatten ze ook de mogelijke gevolgen van een cyberaanval op hun bedrijfsvoering.
Ruim de helft meent dan weer voldoende preventiemaatregelen getroffen te hebben. Het blijkt vooral om technische beveiliging te gaan. Maar de zwakke schakel in cyberpreventie ligt elders
Mens is zwakke schakel in cyberbeveiliging .
De meeste KMO’s beschermen zich tegen cyberaanvallen door sterke wachtwoorden te gebruiken, een virusscanner te installeren, digitale bestanden te beveiligen en regelmatig een back-up te maken.
Dat is goed, maar niet voldoende. Een krachtige cyberbeveiliging hangt ook – en vooral – af van hoe je medewerkers met mails, data en het internet omgaan. Met één verkeerde klik kan een heel netwerk platliggen of kunnen (vertrouwelijke) data verloren gaan.
Konica Minolta wint 12 BLI Awards van Keypoint Intelligence voor haar bizhub i-Serie, waaronder ‘A3 Line of the Year’
Octoffice kondigt met trots aan dat Konica Minolta 12 Buyers Lab (BLI) Awards heeft ontvangen van Keypoint Intelligence, ‘s werelds toonaangevende en onafhankelijke beoordelaar van hardware, software en diensten voor document imaging.
Dit is een erkenning van de mogelijkheden van Konica Minolta’s multifunctionele randapparatuur (MFP’s).
Alle apparaten zijn afkomstig uit Konica Minolta’s nieuwe bizhub i-Serie. Dit bevestigt de succesvolle herintroductie van de MFP-serie van het bedrijf.
Naast 10 “BLI 2021 Pick Awards” voor de bizhub A3 MFP’s heeft Konica Minolta de BLI 2021″A3 Line of The Year Award” in de wacht gesleept.
Op basis van uitgebreide tests op lange termijn werd Konica Minolta verder erkend met de BLI 2021-2023 Most Colour Consistent A3 Brand Award.
Kwaliteit, betrouwbaarheid en bruikbaarheid !
Bedrijven eisen consistente kwaliteit, betrouwbaarheid en het hoogste niveau van bruikbaarheid van hun kantoorprinters. Het is precies op deze gebieden dat Konica Minolta’s A3 bizhub i-Serie indruk maakt op de testers van Keypoint Intelligence.
Twaalf Konica Minolta bizhub A3-MPF’s kregen de “Highly Recommended overall rating” voor uitstekende prestaties in Keypoint Intelligence-laboratoriumtests.
Tien van deze modellen kregen een “Pick Award” in hun respectievelijke segmenten: bizhub C250i, C300i, C450i, C550i, C650i, 300i, 360i, 450i, 550i en 750i.
Dit leverde Konica Minolta bovendien de ‘BLI 2021 A3 Line of the Year’ award op.
Over Keypoint Intelligence.
Al 60 jaar lang vertrouwen klanten in de digitale beeldverwerkingsindustrie op Keypoint Intelligence voor onafhankelijke praktijkgerichte tests, lab gegevens en uitgebreid marktonderzoek om hun product- en verkoopsucces te stimuleren.
Keypoint Intelligence is erkend als de meest betrouwbare bron in de industrie voor onbevooroordeelde informatie, analyse en onderscheidingen als gevolg van tientallen jaren ervaring als analist. Bedrijven hebben deze kritische kennis ingezet voor strategische besluitvorming, dagelijkse verkoopbevordering en operationele uitmuntendheid om de bedrijfsdoelstellingen te verbeteren en de winstcijfers te verhogen. Met een centrale focus op klanten, blijft Keypoint Intelligence zich ontwikkelen naarmate de industrie verandert door het aanbod uit te breiden en de methoden te updaten.
Keypoint Intelligence onthult de winnaars van de eerste BLI Color Consistency Awards voor A3 apparaten.
A3-hardware wordt getest tot de maximale maandelijkse gebruikscyclus, met kleurenkaarten die worden afgedrukt en gemeten op de 25%, 50%, 75% en 100% testpunten en elk monster in vergelijking met de “eerste dag print”. Sinds 2015 zijn bijna 12 miljoen pagina’s van 11 leveranciers geprint door alle A3-tonergebaseerde kleurmodellen die Keypoint Intelligence heeft getest.
Voor deze award hebben Konica Minolta’s acht geëvalueerde A3-apparaten, waaronder de nieuwe bizhub i-serie, meer dan 1,5 miljoen pagina’s geproduceerd.
Of het nu gaat om zakelijke afbeeldingen, foto’s of een ander type kleurenuitvoer, Konica Minolta’s A3-assortiment kan rekenen op consistente afdrukken. Bedrijven eisen continuïteit in bijna alles wat ze doen, en dat geldt ook voor papieren documenten. Deze kleurconsistentie is een krachtige boodschap in de hedendaagse zakenwereld, en meer duurzaamheid in kleurenafdrukken vertaalt zich in minder papierverspilling en meer geldbesparing“.
